来源：中国科学院档案馆  时间：2014-11-24

电子文件（Electronic Records）是指在数字设备中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素。国际档案界电子文件专家认为，完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成，并形象化地将文件与元数据比作信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。

电子文件的种类很多，按其信息存在形式分，可分以下8种：

（1）文本文件（Text），或称为字（表）处理文件，是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。

（2）图形文件（GraPhic )

是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。

（3）图像文件（Image )

是指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。

（4）视频（影像）文件（Vide）

是指使用视频捕获设备录人的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。

（5）音频（声音）文件（Audi）

是指用音频设备录人或用编曲软件生成的文件。

（6）数据文件（Data )

又称为数据库文件。是指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库数据对象。

（7）命令文件，亦称计算机程序（Program )是指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输人计算机，通过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。

（8）多媒体文件（Multimedia )，包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”。这种文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。

按文件的功能分类。可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。

主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持性文件是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件，多媒体软件等。辅助性、工具性文件是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件，如计算机程序类文件（命令文件）往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。

按文件的生成方式分类。可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录人生成的转换文件。