来源：中国科学院档案馆 时间：2014-11-24

随着经济社会的发展和信息技术水平的提高，声像、实物等特殊载体档案日益增多，并发挥着越来越重要的作用。中国科学院广州分院、广东省科学院（以下简称“两院”）对特殊载体档案的收集工作始于上世纪80年代早期，现库藏的特殊载体档案有录音带、录像带、照片、光盘以及奖杯、奖状、锦旗等实物档案。近几年，根据中国科学院档案管理标准和《广东省档案管理条例》（2007年8月修订）有关要求，两院对特殊载体档案的管理非常重视，将其纳入到档案资源的重要组成部分，并积极探索特殊载体档案的收集、整理和归档工作，丰富档案资源。

一、拓宽声像档案的收集渠道，提高归档率

通常，很多单位的声像资料都是散存于个人或部门内部，致使档案室难以收集齐全该年度产生的重要声像材料。对此，我们采取了一些措施与办法：一是根据机关工作特点制订了《两院机关声像档案管理办法》，从制度上确保声像档案的完整、系统和统一管理。二是加强各部门对声像档案的收集、利用和归档意识，各职能部门指定最少1人兼职负责声像和实物档案的收集。三是利用两院网站图片新闻的资源，及时收集和初步整理各部门组织承担的院层面的重要活动图片。采取以上方法非常有效，2000年后两院声像档案的归档率大大提高。2000－2007年，共收集整理14册，平均每年归档2册。此外，我们还对近年省级以上领导来访视察发表的讲话录音、全院性的重要会议或活动录像转录成光盘保存。这项工作收录的材料目前还不多，归档分类方法还在探讨中。

二、对早期录像带恢复抢救，转录成光盘

由于读取设备的淘汰或更新，早期录像带直接读取信息非常困难。我们对库存的录像带进行检查及筛选，对其中有价值的、事项记录清楚的录像带进行处理，借助专业部门的影像设备读取后转换成数字形式，制成DVD光盘。如1984年两院干部任免大会、广东省领导到院宣布新的领导班子成立和进行科技成果颁奖的录像，都得到了及时的恢复抢救。刻录成DVD光盘后，我们通过查阅相关档案资料及向老同志了解情况，参考声像档案归档要求，对每张光盘的内容、录制者、录制时间及片长等事项进行注明，然后编制目录及光盘号，放入统一的光盘档案盒中。

三、规范早期的照片档案，补救老照片

从90年代开始，两院照片档案的收集和整理逐步走向规范。经过检查和比对后，我们对1990-2005年的照片档案做了进一步的改进：一是加强文字说明，尽量补全人物、时间、地点、事由、背景及摄影者等要素。二是按照册号-张号对每张照片重新编档号。三是以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录成为照片档案目录。四是统一照片册，严格保存条件。对于两院库存的部分90年代以前的照片，由于当时的整理和归档比较随意，装具各式各样，有用信封装，有用公文纸包，有的粘贴在相册上等，图片的文字说明也残缺不全。目前我们正在对这些老照片进行发掘和补救，拟请老同志帮忙辨认清楚，以作规范性的整理。

四、借助声像档案的手段，将实物档案转化为照片档案

两院库存有大量在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖杯、奖牌、奖状、锦旗、礼品、荣誉证书、领导题词等实物。这些实物档案形状各异、大小不一，整理归档入库后查阅或利用远不如其它档案便利。对此，我们对1955-2007的上述实物档案进行筛选后，逐一进行拍照，依照《 照片档案管理规范》形成实物档案的照片档案。为了方便查找，这些实物档案照片的档号与实物档案的档号一致，不随库藏照片档案的档号。实物档案的目录采用Excel格式完成，并通过超链接链接到实物档案照片库中，最后把目录和照片库一同刻录到光盘中。1985-2007年，共形成6册此类照片档案。经过这样处理后，实物档案不出库，就可以利用照片册与光盘进行查阅并提供利用。这既对实物档案起到保护作用，也方便了利用者。此外，我们还专门设计了荣誉档案柜，放置奖杯、奖牌等实物档案集中展示。重要领导的题词装裱后装人镜框，便于展示和妥善收藏。

特殊载体档案直观、形象地记录了历史。随着社会的发展及办公条件的改善，在日常工作和公务活动中会产生越来越多的特殊载体档案。如何分类、整理并利用好这些特殊载体档案，是当前档案管理工作中值得深人探索的课题。