来源：《北京档案》 2007年第9期“读者热线”时间：2014-11-24

1．电子文件归档时的质量要求是什么？

答：电子文件归档的质量要求总体上讲就是三点，即：保证电子文件的真实性、完整性和有效性。所以，各单位在归档电子文件时应采取有效措施，满足这三点要求。

真实性方面的具体要求有五点：

（1）可靠地保证电子文件从最终形成直到归档以及日后的保管和利用过程中，其内容、结构、元数据和背景信息都能保持完整，而且未被更改；

（2）电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式不管相同，还是不相同，都保证能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；

（3）保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；

（4）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；

（5）能够识别电子文件的发送、接收的人员和时间。

完整性方面的具体要求有两点：

（1）确保应归档的电子文件全部归档；

（2）电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。

有效性方面的具体要求有两点：

（1）有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可供随时调取查用；

（2）保证存储归档电子文件的载体长期有效，随着软硬件升级换代，及时对电子文件进行迁移。

2．电子文件的归档工作是由档案部门独自承担吗？

答：不是的，电子文件的归档工作同其他门类的文件材料的归档工作一样，涉及了单位内部的各个相关部门。涉及电子文件归档的相关部门的责任分别是：各单位档案部门要会同本单位信息化工作部门和电子文件形成部门制定本单位电子文件的归档制度，确定本单位电子文件的归档范围、保管期限、归档要求、归档时间及方式等内容；要加强与本单位信息化工作部门的沟通协调，使办公系统和业务系统具备符合档案管理要求的功能。各单位信息化工作部门要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。各单位电子文件形成部门要按照本单位档案部门的要求，做好本部门电子文件的形成、积累、鉴定及归档等工作。

3．单位在系统中形成的电子文件是不是只保存在系统中就可以了？

答：不可以。档案部门应将具有永久和长期保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。对于采取技术手段对内容进行加密的电子文件，应在解密后进行脱机保存。存储电子文件的载体或装具上应注明反映其内容的检索标识。检索标识一般包括载体序号、全宗号、类别号、保管期限、存人日期等项目。存储涉及国家秘密的电子文件的载体或装具上还应注明相应的密级和保密期限，并按照国家保密法律法规的有关规定进行管理。