来源：中国科学院档案馆  时间：2014-09-17

一、整理科研档案有两种方式，按照“卷”整理和按照“件”来整理，请问两者的区别是什么？

答：根据《中国科学院科研课题档案建档规范》规定，科研档案的整理方式有两种：按“卷”整理和按“件”整理。一般按“卷”整理的方式比较普遍，但按“件”整理的方式则有些特殊要求：

１．每“件”是相对独立的一份文件，或者是有密切联系的几份文件，如课题申报材料可组成一件。

２．每份文件必须装订独立的封面封底，封面的内容不同于按照卷整理的案卷封面，主要包括档号、件号、密级、题名、执笔人、页数、日期等项。

３．档号是所属案卷的档号，件号是文件在本卷内的顺序号，题名指本份文件的标题（应如实著录，一般不能概括），执笔人相当于责任者，页数指本份文件总的页数（每份文件应该编写独立的页码，不能多份文件连续编号）。

二、照片档案的表现力、影响力非常直观，数字信息时代数码照片也日益增多，请问如何才能更好地收集和整理照片档案？

答：照片档案能够直观生动地反映历史，在单位宣传和管理工作中具有重要的作用。但照片档案管理工作存在一些问题，我们在档案进馆一期工作中也发现照片档案收集不全、整理不规范的问题较为严重。

为保证照片档案收集全面要做好以下三方面工作：

首先要明确收集范围。照片档案是单位活动的伴生物，在各项活动中都可能形成照片，随着数码相机的出现，各项活动的照片也日益增多，所以单位要根据照片档案产生的规律制定照片档案保管期限表，明确照片档案的归档和保管范围。

其次要规定专人负责。照片档案要有专人负责管理，一般由其产生者即摄影人员专人负责，对照片进行分类、选取、拟写标题等预归档工作，因为摄影人员对其所参加的各项活动较为了解，由档案生成者进行预归档也符合档案的管理规律。

最后要发挥档案人员主动性。档案人员不能被动的接受照片档案，也要积极参与相应活动，了解照片档案的形成环境；对预归档工作进行指导，保证照片归档工作的规范性。

对于照片档案的整理要根据中国科学院办公厅制定的《声像档案建档规范》进行，其中要特别注意照片档案标题的拟写，对一些重要人物要准确标注；对于大量的数码照片，除了要重点选取冲洗整理外，还要尽量减少照片在流转过程中的信息丢失和损耗，确保照片档案的原始真实性，保存一套原始的数码照片。

三、如何加强对兼职档案员的管理？尤其是对兼职档案员的定量考核？

兼职档案员是档案队伍中的重要力量，兼职档案人员的管理工作直接影响档案工作的成效，做好兼职档案员的管理主要有以下几点：

第一，科学设岗、明确岗位职责。各单位须根据自身实际情况，合理配置兼职档案员岗位，做到精简而恰当。同时，明确岗位职责，包括工作范围、具体内容、基本要求等。

第二，做好岗位培训工作。包括上岗培训、在岗培训、岗位晋升培训等。根据兼职档案员的自身情况、工作需要、职责分工等合理安排培训，同时鼓励他们积极参加院内外组织的相关培训和学习交流活动。

第三，重视考核与奖惩。对兼职档案员的考核可采用定量考核，评分量化的办法，根据本单位档案业务实际情况，结合兼职档案员的工作量、工作强度，完成工作情况，制定一定的考核标准并设定相应分值（包括档案的归档率、完整率、合格率和参加业务培训的情况等），同时，酌情补充一些加分项，比如论文发表、参与规章制度建设等。另外，单位要采取一定的奖惩措施，精神奖励与物质奖励并行。

兼职档案员的管理工作需要领导、各业务部门、档案部门给予更多的重视，充分发挥兼职档案员应有的作用，同时更好地融入整个档案人员团队，以使大家齐心协力，共同做好档案工作。