档案是学校建设与发展的真实历史记录，是学校的宝贵财富。档案工作是学校的重要工作之一，也是衡量学校管理水平的一个重要方面。为建立一个与我校教学、科研、管理等工作相适应的门类齐全、结构合理、管理科学、服务有效的学校档案工作体系，造就一支业务熟练、相对稳定的兼职档案工作队伍，根据《高等学校档案管理办法》的要求，结合我校档案工作实际，决定建立兼职档案员制度，协助校档案馆做好每年档案的立卷和归档工作。

 第一条   兼职档案员的配备与管理

学校各部门、学院，应明确一名负责人分管档案工作，并配备一名兼职档案员，负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作。

兼职档案员应保持相对稳定；如有调动或退休情况的，分管负责人应督促做好交接工作，同时将新的人选报校档案馆备案。

 第二条  兼职档案员的基本要求

兼职档案员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针政策，热爱档案工作，遵纪守法，忠于职守，乐于奉献，积极参加岗位培训，努力学习档案业务和现代化管理知识，不断提高自己的业务水平。

 第三条  兼职档案员的主要职责

兼职档案员的工作应纳入本人岗位职责范围，并作为年终考核的内容之一。兼职档案员的主要职责：

1．学习档案管理的有关政策、法规，熟悉所管类别档案的相关业务知识和基本技能。

2、负责做好本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档的各类材料完整、准确、系统。具体工作是：

（1）机关各部门兼职档案员：每年6月底以前，将本部门形成的文件、工作总结、工作计划等主要文书档案收集、整理、造册，按档案馆的要求移交。

（2）涉及干部人事档中职称、职务变化，评为先进、年终考核、住房补贴等档案材料的部门，兼职档案员有义务及时将相关材料移交档案馆，以便档案馆相关管理人员及时放进人事档案中。

（3）各学院兼职档案员：负责在规定的时间内，指导、协助学生辅导员，将本学院毕业学生的所有人事档案整理好，装入存放在档案馆的学生人事档案中，并配合档案馆将其寄达学生工作单位。

（4）兼职档案员有义务配合学校档案馆做好《年鉴》编辑工作中相关材料的收集、报送工作。

3、主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档。

4．认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》的相关规定，做好文件材料的安全和保密工作。

 第四条   兼职档案员的工作补贴

兼职档案员工作补贴视年内具体完成的具体归档工作量，考虑在20元/月至50元/月之间浮动；工作量特别大的，再酌情增加补贴额度。

每年归档工作完成后，对于按质按量完成立卷归档工作的兼职档案员，一级财务管理部门由档案馆视工作完成情况按年度发给适当补贴；属于二级财务管理单位的，由各单位从各自的预算经费内列支。

因个人原因延误归档期限的，或归档内容不全、不符合归档规范要求又不愿整改的，酌情扣减工作补贴；年内没有形成本办法要求的工作量的兼职档案员，不发给工作补贴。

 第五条   兼职档案员的岗位培训

校档案馆将采取专题培训、以会代训等方式，不定期组织兼职档案员进行上岗或在岗培训，以确保兼职档案员能够及时掌握档案管理及立卷归档的相关知识和要求。

 第六条   其它

本办法自发文之日起生效。

本办法未尽事宜，由档案馆负责解释。