第一条  为加强我校党群、行政类档案工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化、科学化管理，有效地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、教育部《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件整理规则》，结合我校实际情况特制定本实施细则。

第二条  我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字图表和声像、电子材料，均属党、政档案。

第三条  我校实行文书处理部门归档制度。各文书处理部门在档案馆指导下，定期向档案馆归档。目前的归档部门是：党委办公室、党委组织部、纪律检查委员会、党委宣传部、党委统战部、团委、工会；校长办公室、监察审计处、人事处、保卫处、后勤管理处、离退休工作处、资产管理处、图书馆、档案馆、网络与信息中心、文理学院、商学院。归档部门将根据各个时期的建制情况作适当调整。

第四条  学校党、政文件材料的归档工作应做到“三纳入”、“四同步”，即纳入各单位的工作计划和规划，纳入各单位的管理制度，纳入各单位有关人员的职责范围；做到各单位在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条  归档方法

一、每一个归档单位的文书处理人员或兼职档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据类目分别归档。

二、归档的主要内容和重点

1、归档的主要内容包括各党群、行政单位在日常工作中或由本单位组织 的或由本单位代表学校组织的各项活动中形成的不同形式、不同载体的文件材料（教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会管理文件另列）。具体范围见附件一、附件二。

2、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，要特别注意全局性、综合性的文件材料;上级针对我校的指令性、指导性来文和批复，应视为学校文件材料归档；其次是上级和其他单位发来的文、电等材料。

三、归档原则

归档应按问题、时间和文件材料的自然形成规律保持其有机联系，并按文件的重要程度，区分保存价值，分类归档，使归档的文件材料能完整、准确、全面地反映学校的真实面貌和部门的主要活动，且便于保管、查找和利用。

四、归档分工

1、上级机关下达的文件材料，综合性的由党委办公室、校长办公室归档；专业性或业务性的由业务部门或承办部门归档。

2、以学校党委或学校行政名义下发的文件，综合性的由党委办公室、校长办公室归档；具体业务性的由承办部门归档。

3、学校召开的各种综合性或专题性会议材料，由主办单位归档。

4、校内各单位呈报党委、学校的请示、报告及相应的批复、批转的原件，由党委办公室或校长办公室归档；请示、报告的原稿及批复、批转的复制件，由报文单位归档。

5、学校领导（党委书记、校长、副书记、副校长）在校内外的发言稿、重要讲话和参加各种会议的文件材料分别由党委办公室或校长办公室收集归档。

6、两个或两个以上单位共同办理的文件，由主办单位归档，非主办单位保存复制本。

7、各种临时机构成立或撤销形成的文件材料，应由该机构在撤销前做好整理工作，移交档案馆。

8、重要的来信，来访材料（包括接待记录、办理情况、催办记录、批复、复信等），由承办单位归档。

五、归档方法

1、分类

（1）分年度

归档文件应按其形成或针对的年度分开。一般来说文件应归入文件形成的年度；跨年度的请示与批复、应归入批复年度；跨年度的规划、计划，应归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，应归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，应归入会议开幕的年度；历经数年办完的文件应在结束年归档。

（2）分问题

归档文件应按其形成（或承办机构）和问题归档，即按某一机构形成（承办）的某一件事（问题）分别归档。

（3）分保管期限

归档文件按规定的保管期限，即永久、长期或短期分别归档。（详见保管期限表）

2、组合

一般以问题特征为主。结合作者、名称内容等特征按年度归档。内容和排列顺序如下：

工作计划、总结等综合性文件，一般可按责任者或名称标题组合。

管理和业务活动形成的业务文件、调研材料，按问题组合。

统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合。

简报按名称或期号组合。

会议文件按会议的届次进行组合。

其他文件材料可根据规定的形式按归档原则组合。

3、排列

归档时，应按文件的重要程度和形成时间顺序进行排列：

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

印件在前，定稿手稿、修改稿、签发稿在后；

转发通知、决定、批示在前，被转发件在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

其他文件材料按其形成规律和特点，按归档原则排列。

4、对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与文件材料不可分割的照片、字条等，要加边、修补和裱糊以便保持原样，长期保存；对较大的表格、纸张要适当进行折叠，拆除文件材料上的易锈蚀金属物。

5、归档的文件材料应逐件加盖归档章；并填写归档章的各个项目，编制件号；归档章的位置在每件文件首页上端的空白处。文件的件数，一般以每份为一件；请示与批复，报告与批示，文件正本与不同稿本，正文与附件，正文与文件处理单，原件与复制件，转发文与被转发文，报表、名册、图册，来文与复文等可视为一件。

6、编目

归档时，归档文件应根据我校档案分类编号方案逐件编目。归档文件目录设置件号（填写部门件号）、责任者（制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者）、文号（文件的发文字号）、题名（文件标题、没有标题的或标题不规范的可自拟标题，外加“[ ]”）、日期（文件的形成时间）、页数（每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页）、备注（注释文件需说明的情况）等项目应一一认真填写。

7、装盒

将归档文件按部门件号顺序装入档案盒。

8、填写备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明（填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人（负责整理归档文件的人员姓名）、检查人（负责检查归档文件整理质量的人员）和日期（归档文件整理完毕的日期）。

第六条  归档验收及归档时间

一、文书部门整理好档案，经档案馆检查合格后，填写移交目录一式两份，移交时交接双方按目录清点，并履行签字盖章手续，办理移交。移交目录各执一份备查。

二、党群、行政类档案于次年六月底前向档案馆归档移交。

第七条  本实施细则由档案馆负责解释。

附件一：党群类档案归档范围和保管期限表

附件二：行政类档案归档范围和保管期限表

 

附件一：

党群类档案归档范围和保管期限表

一、党委办公室

1、上级党组织有关党的建设和党务工作的文件材料               长期

2、党委召开的各种重要会议的文件材料：

（1）会议计划、请示、批复、会议通知、工作报告、议程、参加会议人员名单、领导讲话稿、会议发言稿、会议选举办法、候选人情况介绍和登记表、选举情况记录、选举结果、决议、上级批复                          永久

（2）会议简报、提案及办理情况、小组会议记录、会议情况、重要的贺电、贺信                                                            长期

（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证及选票式样       短期

3、各种会议记录：  党委会、党委扩大会、党政联席会、书记办公会、书记校长碰头会、党委民主生活会等会议记录                          永久

4、工作规划、计划、总结（包括经验总结）、报告（包括调查报告）永久

5、党委发布的决定、批示、指示、批转、通报和通知             永久

6、党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料     永久

7、党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级召开会议的发言稿   永久

8、党委工作简报                                             长期

9、党委大事记                                               永久

10、党群系统机构设置、撤销、改名和启用、废止废除印章（包括印章实物）的通知                                                      永久

11、党群系统重要统计材料                                    永久

12、党委关于保密工作、秘书信息工作的文件材料                长期

13、校友总会会议记录及有关校友工作的文件材料                长期

14、重要的群众来信来访及处理情况材料                        长期

15、各学院党委、各总支、直属支部及党校的工作计划、总结、请示、报告及党委的批复                                                  长期

16、党群工作的规章制度                                      长期

二、纪律检查委员会

1、上级关于纪律检查工作的文件                               长期

2、纪委工作规章制度                                         长期

3、我校关于纪律检查工作的计划、报告、总结、调查材料及重要统计

  永久

4、校纪委会议记录                                           永久

5、党员处分、复查材料                                       永久

6、群众来信、来访及处理意见                                 短期

三、党委组织部

1、上级关于组织、干部工作的文件                             长期

2、我校组织工作的计划、总结、决定、报告及上级批复等文件材料 永久

3、我校组织机构设置、变动的请示、报告及决定、批复、通知     永久

4、落实政策的有关材料                                        长期

5、副处级以上干部任免、调动和离休的报告、决定、批复、通知 （若需要上级批准的，应附任免呈报表）                                  永久

6、副处级以上干部名册                                       永久

7、党员、党组织及干部统计报表                               永久

8、各学院党委、各总支、直属支部改选报告及审批材料           长期

9、各学院党委、各总支、直属支部委员名册                     长期

10、党员名册                                                长期

11、吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党、开除党籍的文件材料                                                           永久

12、发展新党员、预备党员转正名册                            永久

13、出国人员政审报告及上级批复等文件材料                    长期

14、组织、干部管理工作的规章制度                            长期

四、党委宣传部

1、上级关于宣传工作的文件                                   长期

2、我校宣传工作的计划、决定、报告、通知、总结和统计         永久

3、教职工思想政治工作动态及调查材料                         长期

4、理论学习的决定、通知、计划、总结                         长期

5、我校《云南师范大学对外宣传报刊剪影》                     长期

6、我校《云南师大校报》                                     永久

五、党委统战部

1、上级关于统战工作的文件                                   长期

2、我校统战工作的计划、决定、报告和总结                     永久

3、统战工作情况调查、典型材料、统计报表                     永久

4、我校各级人大代表、政协委员名单及审批材料                 永久

5、台、港、澳和侨务工作材料                                 长期

6、各民主党派成员和负责人名册及有关材料                     长期

7、统战工作重要会议记录                                     永久

8、各民主党派重要活动的有关材料                             长期

六、校工会

1、上级关于工会工作的文件                                   长期

2、我校工会工作的计划、报告、决定、总结等文件材料           永久

3、职代会、教代会有关文件（通知、代表名单、议程、工作报告、领导发言稿、总结、决议、选举情况及结果、批复等）                      长期

4、表彰工会先进集体、个人的材料、名单                       长期

5、基层工会干部名册                                         长期

6、我校《云南师大教工》                                     长期

7、由校工会主办的全校性重大活动的文件材料                   长期

七、校团委

1、上级关于共青团、青年工作的文件                           长期

2、团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）                                        永久

3、学代会、研究生会通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件                                                  永久

4、团委工作计划、总结、报告                                 永久

5、团委工作典型调查、调研材料                               长期

6、表彰和奖励先进集体、优秀个人的有关材料                   长期

7、处分团员、团干部的决定及复查材料                         长期

8、批准入团、离团的材料及名单                               长期

9、团干部名单                                               长期

10、团员名册                                                长期

11、团委会议记录                                            长期

12、学生会、研究生会工作计划、总结及开展重要活动的文件材料  长期

13、各种社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料              长期

14、各学院团委、团总支的有关材料                            长期

15、团委牵头组织重大活动的有关材料                          长期

附件二：

行政档案归档范围和保管期限表

一、校长办公室

1、上级有关高校行政管理的综合性文件                         长期

2、全校性的规章制度                                         永久

3、我校中长期规划、年度、学期工作计划、总结、报告           永久

4、校长办公会、校行政办公室、校董事会、校务委员会等会议记录、纪要

                                                            永久

5、全校性的工作会议、座谈会文件                             长期

6、我校行政领导在校内外各种重要会议上的讲话、发言稿         永久

7、我校教育事业规划、计划及上级批复                         永久

8、我校向上级的请示及批复                             永久或长期

9、我校各单位的请示及学校的批复                             长期

10、全校性工作的调查材料及经验总结                          永久

11、高等学校基层报表                                        永久

12、我校行政系统启用、停用、更换印章的通知包括印章实物      永久

13、学校概况、简介                                          永久

14、学校大事记                                              永久

15、校长办公室的工作计划、安排、总结等文件材料              长期

16、重要统计报表、统计分析报告及有关材料                    永久

17、由校行政或校办负责主办的其他全校性重大活动形成的文件材料

永久或长期

18、重要群众来信来访及处理情况材料                          长期

19、我校计划生育文件及领取独生子女证名册                    永久

二、人事处

1、上级关于人事工作的文件                                   长期

2、我校人事工作的规章制度                                   长期

3、我校关于人事工作的计划、报告、总结、调查材料、会议记录   永久

4、上级下达我校的编制及学校机构的编制规划、计划、报告等文件材料

                                               永久

5、关于校内机构设置、变化的文件材料                         永久

6、行政干部任免等文件材料                                   永久

7、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料                     长期

8、处分教职工的材料                                         长期

9、我校师资培养和教师队伍建设的文件材料                     永久

10、人事统计报表                                            永久

11、教职工名册                                              永久

12、教职工评定、聘任专业技术职称的材料及上级批复（按类归档、并附审批表）                                                        长期

13、我校教职工工资调整材料、名册                            长期

14、教职工转正定级的材料                                    长期

15、教职工校内调动的材料                                    长期

16、招收、录用教职工的材料                                  长期

17、教职工调出、调入的有关材料（含工资、行政介绍信及调动通知）

长期

18、教职工办理退职、离职的有关材料                          长期

19、教职工办理离休、退休的有关材料                          长期

20、教职工办理病假、事假、探亲假、优育假、计算工龄等的有关材料

 长期

21、教职工办理自费留学、因私出国的申请及批复的材料          长期

22、有关教职工生活福利、劳保、伤亡抚恤的文件材料            长期

23、有关教职工离、退休后返聘、使用临时工的文件材料          长期

24、我校有关社会保障方面的文件材料                          永久

三、监察、审计处

1、上级有关监察、审计工作的文件                             长期

2、监察、审计工作方面的规章制度                             长期

3、监察、审计工作计划、总结、报告、请示及批复               长期

4、监察、审计工作统计年报表及重要报表                       长期

5、审计报告及有关材料                                       长期

四、武装、保卫处

1、上级有关公安保卫工作的文件                               长期

2、本校公安保卫工作方面的规章制度                           长期

3、本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表     永久

4、本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

                                                            长期

5、本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复           长期

6、要害部门的公安保卫、消防工作                             长期

五、后勤管理处

1、上级有关后勤工作的文件                                   短期

2、我校后勤工作的规章制度                                   长期

3、后勤管理处的工作计划、安排、总结、报告及上级批复         永久

4、后勤管理处干部聘任的有关文件材料                         长期

5、后勤管理处与各下属单位签订的任务、经费包干合同、协议书   长期

6、后勤管理处各下属单位给后勤管理处的各种请示、报告及批复   长期

7、我校关于医疗保健工作的计划、总结等文件材料               长期

8、我校有关车辆的编制及我校现有各种型号车辆的统计，登记表   长期

9、我校房屋、家具财产的管理、统计等材料                     长期

10、我校校园绿化、膳食工作的有关文件材料                    短期

六、离退休工作处

1、上级有关离退休工作的文件                                 短期

2、我校有关离退休工作的计划、总结、请示、报告、上级批复及有关活动安排                                                            长期

七、龙泉校区综合管理办公室

1、学校有关龙泉校区工作的文件                               长期

2、龙泉校区综合管理办公室计划、总结、请示、报告、上级批复及其他有关文件                                                          长期

八、学府校区综合管理办公室

1、学校有关学府校区工作的文件                               长期

2、学府校区综合管理办公室计划、总结、请示、报告、上级批复及其他有关文件                                                          长期

九、资产管理处

1、上级有关的文件                                           短期

2、资产管理工作计划、总结、请示、报告、上级有关批复及其他有关文件

                                                            长期

十、图书馆

1、上级有关图书工作的文件                                   短期

2、图书工作的规章制度                                       长期

3、图书工作计划、报告、总结                                 长期

十一、档案馆

1、上级有关档案工作的文件                                   短期

2、档案工作的规章制度                                       长期

3、我校档案工作的规划、计划、总结、请示、报告及上级批复     永久

4、档案工作统计报表                                         永久

5、档案馆指南、全宗介绍                                     永久

十二、网络与信息中心

1、上级文件                                                 短期

2、部门工作计划、总结、请示、报告、及上级批示               长期

3、部门规章制度                                             长期

4、部门其他有关文件材料                                     长期

十三、文理学院、商学院

1、上级文件                                                 短期

2、学院工作计划、总结、请示、报告及上级批示                 长期

3、学院规章制度                                             长期

4、学院其他有关文件材料                                     长期