第一条  为积累资料，保存我校科研成果，维护我校师生员工著作的合法权益，启迪后人，推动我校教学科研的发展，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》，国务院《科学技术档案工作条例》，国家出版局、国家档案局《出版社书稿档案工作暂行规定》，教育部《普通高等学校档案管理办法》和国家档案局《归档文件整理规则》，结合我校实际，特制定本实施细则。

第二条  我校出版类档案指云南师范大学的《云南师范大学学报》（哲社版）、（自然科学版）、（教育科学版）、（对外汉语教学与研究版）及《云南师范大学》（校报）和《云南师范大学年鉴》编辑出版活动中形成的具有保存价值的各种载体的文字、图表及声像等资料。

第三条  出版类档案是学校档案的组成部分，由校档案馆集中统一管理。学校档案馆负责对全校出版类档案的归档工作并进行监督，检查和业务指导。

第四条  出版类档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入各社、部（室）负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围；出版、编辑部门在布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收出版类档案工作，做到（三纳入四同步）。

第五条  各编辑出版部门要指定专人负责本部门档案材料的收集、整理和归档工作。

第六条  归档

一、归档范围

（1）归档的主要内容包括出版工作部门的综合管理，出版物的编审，出版等方面的内容，具体范围见附件。

（2）归档的重点是出版活动中各个阶段形成的不同载体、形成的文件材料，尤其是出版物本身。

（3）有重要保存价值或有特色的名人的著作手稿。

二、归档的具体办法

（1）出版类档案以出版名称归档，一书一刊组成一盒或数盒，期刊视情况几期一盒，注意分清年度，不可混年归档。

（2）跨年的出版类档案，放在出版物的出版年度归档。

（3）出版类档案应除去易锈蚀的金属物，用不锈钢订书针装订，修补好破损处。

（4）归档的文件材料以左下方对齐，在左侧装订。照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订，装订线外有重要批注或其他文字者，须进行贴边处理。

（5）归档文件材料应按我校归档分类编号方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并按归档的要求填写相关内容。

（6）在档案的首页填写归档文件目录，在档案的末页填写备考表。

第七条  归档移交办法及时间

 1、书刊出版后一个月内，责任编辑应向本社、部（室）档案员移交档案材料进行归档。

 2、各社、部（室）的档案员在次年六月底前，将上年归档的出版类档案，集中向档案馆移交，移交时填写移交目录一式二份，交接双方各执一份以备查。

第八条  本实施细则由档案馆负责解释。

附件：出版类档案归档范围和保管期限表

附件：

出版类档案归档范围和保管期限表

一、综合部分

1、上级有关编辑出版工作的文件                      长期

2、上级召开的编辑出版工作会议文件                  短期

3、本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录                                                永久

4、本校编辑出版工作统计报表                        永久

5、编辑出版部门管理形成的文件材料                  长期

6、本校编辑出版工作的规章制度                      长期

二、出版物项目部分

1、选题、约稿、发稿、出版情况记录和书稿合同、协议书                     长期

2、历次审稿意见                                    长期

3、有关出版事宜、出版、编辑部门与作者往来文件和退改意见                     长期

4、编审发稿单，出版记录卡，原稿，退稿签收单                     长期

5、发稿后的变动（如书名、作者署名、发行方式的改变、停发、停印、停装、停售、报废等）通知单                       短期

6、图书事故检查记录                                长期

7、有参考价值的读者来信、重要书（画）评论文章（含各种载体的文件材料）                                        短期

8、再版修改意见                                    短期

9、出版社、编辑部门的请示报告、上级的指示、批复和重要电话、面洽或会议记录                                     长期

10、正式版本                                       永久