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云南师范大学声像类档案管理实施细则

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第一条  声像档案是档案的重要组成部分,它和其他档案比较更具形象性,更能形象、生动地记录学校面貌,再现学校的历史。它和文字档案相结合,具有其他档案不可替代的作用。为了加强声像档案的管理,更好地发挥其作用,根据《中华人民共和国档案法》,国家档案局《归档文件整理规则》及国家有关法规、特制定本实施细则。


第二条  在学校教学、科研、党政管理和其他重大活动中直接形成的具有保存价值的各种以声音、图象为记录方式的专门载体及其与之相配套的文字材料,均属声像档案。


第三条  声像档案必须由学校档案部门集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统、安全,并便于开放和利用。


第四条  声像档案工作应纳入学校各级党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理。及制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。


第五条  归档要求


1、归档的声像材料,必须主题突出,画面清晰,声音清楚,并配有必要的文字说明。


2、归档的声像材料,必须是原版、原件,保证它的真实性。


第六条  归档范围


1、学校领导在任职期间的工作照,学校领导出访、接待、参加重要会议等活动形成的声像材料。


2、中央、省、市及有关党政领导来校活动场面的声像材料。


3、学校党代会、教代会、工代会、团代会及党政重大会议,包括开幕、闭幕场面,会议代表发言、会议的各个重要环节和各方面的各种声像材料。


4、校庆等重大活动的各种声像材料。


5、国内外有影响的科学家、教授、专家等来校访问、讲学等活动的声像材料。


6、我校授予校外人员名誉职务的声像材料。


7、省级以上代表团、慰问团,兄弟院校代表团来校活动的声像材料。


8、其他社会活动家、知名人士来校活动的声像材料。


9、学生重要活动及会议(包括学代会、表彰会及其他重要社团活动)的声像材料。


10、有特殊意义的开学典礼、毕业典礼的声像材料。


11、各类学生毕业照。


12、学术上造诣较深的中、老年教授、专家的教学、科研活动声像材料。


13、学生社会实践、社会调查、论文答辩、实习操作以及有重要意义的生活、学习等声像材料。


14、学生参加校级及其以上各种竞赛活动的声像材料。


15、本校组织的有重要意义的学术活动,学术会议和重点、大型的科研课题评审、鉴定会的声像材料。


16、能反映学校学术水平的各种科研成果及样品的声像材料。


17、外国领导人及外籍,港、澳、台学者及著名友好人士,各种代表团来校参观、访问、交流及讲学活动的场面声像材料,在我校召开的国际会议的声像材料。


18、与国外建立校际交流关系,进行互访,以及签订合同、协议等的声像材料。


19、外籍学生、工作人员在我校学习、工作及生活的声像材料。


20、反映学校风貌和基本建设的声像材料。


21、重大建设项目开工、奠基、落成典礼和建造前旧址,正在建造中和工程完成后建筑物的声像材料。


22、学校运动会破记录等场面的声像材料。


23、校运动队参加国内外运动会竞赛情况、合影、获奖情况的材料。


24、全校性文艺汇演、比赛、表演等的声像材料。


25、参加市级以上文艺调演、兄弟院校来访表演、比赛等的声像材料。


26、各民主党派重大活动的声像材料。


27、校友、校友会举行重要活动的声像材料。


28、学校党委书记、校长的标准照、工作照等照片。


29、博士生导师的标准照、工作照片。


30、烈士照片。


31、教师获优秀教学奖的有关照片。


32、教师获科研项目成果奖的有关照片。


33、全国及省级以上劳动模范以及获得的证书、奖章照和工作照。


以上各类归档材料包括照片、录音带、录像带等。其载体可为纸质(如照片),也可为磁带、磁盘或光盘等。


第七条  档案的保管


1、存放声像档案应有专用库房,做到防火、防强光、防尘、防盗、防潮、防高温、防虫等。录音录像带均应竖放在防磁、恒温的专业柜内。


2、录音带、录像带应定期检查,每隔半年倒带一次,如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象,要及时进行技术处理。照片如发黄、发霉、变质等现象,应及时采取措施加以补救。


第八条  归档验收方法及归档时间


1、声像档案的归档,必须完整、准确、系统,各产生声像档案的部门都应设立专职或兼职档案员,做好声像档案的归档工作。照片由各系、部、处、学院等部门密切配合,做好摄制工作。反映学校各项重大活动的录像材料,以宣传部为主,各有关部门协同配合。


2、由各部、处、系等部门拍摄的照片,应于第二年4月前连同照片、底片、说明等,经整理后放入照片档案盒,并按要求编写归档文件目录,移交学校档案馆。


3、由宣传部及有关部门拍摄的录像带,经整理编辑后,于次年4月前归档。


4、录音带、录像带的外盒上应贴标签,注明时间、地点、主要内容、主要人物、带长、作者等。


5、声像档案移交档案馆时,必须备有移交清单一式二份,写明声像档案名称、数量、移交时间。交接双方应签名,各执一份存查。


第九条  声像档案的借阅办法


为保护档案,声像档案一般不外借,如有特殊需要,由档案馆代为复制,档案馆收取复制费。


第十条  本实施细则由档案馆负责解释。