第一条  声像档案是档案的重要组成部分，它和其他档案比较更具形象性，更能形象、生动地记录学校面貌，再现学校的历史。它和文字档案相结合，具有其他档案不可替代的作用。为了加强声像档案的管理，更好地发挥其作用，根据《中华人民共和国档案法》，国家档案局《归档文件整理规则》及国家有关法规、特制定本实施细则。

第二条  在学校教学、科研、党政管理和其他重大活动中直接形成的具有保存价值的各种以声音、图象为记录方式的专门载体及其与之相配套的文字材料，均属声像档案。

第三条  声像档案必须由学校档案部门集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，并便于开放和利用。

第四条  声像档案工作应纳入学校各级党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。及制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

第五条  归档要求

1、归档的声像材料，必须主题突出，画面清晰，声音清楚，并配有必要的文字说明。

2、归档的声像材料，必须是原版、原件，保证它的真实性。

第六条  归档范围

1、学校领导在任职期间的工作照，学校领导出访、接待、参加重要会议等活动形成的声像材料。

2、中央、省、市及有关党政领导来校活动场面的声像材料。

3、学校党代会、教代会、工代会、团代会及党政重大会议，包括开幕、闭幕场面，会议代表发言、会议的各个重要环节和各方面的各种声像材料。

4、校庆等重大活动的各种声像材料。

5、国内外有影响的科学家、教授、专家等来校访问、讲学等活动的声像材料。

6、我校授予校外人员名誉职务的声像材料。

7、省级以上代表团、慰问团，兄弟院校代表团来校活动的声像材料。

8、其他社会活动家、知名人士来校活动的声像材料。

9、学生重要活动及会议（包括学代会、表彰会及其他重要社团活动）的声像材料。

10、有特殊意义的开学典礼、毕业典礼的声像材料。

11、各类学生毕业照。

12、学术上造诣较深的中、老年教授、专家的教学、科研活动声像材料。

13、学生社会实践、社会调查、论文答辩、实习操作以及有重要意义的生活、学习等声像材料。

14、学生参加校级及其以上各种竞赛活动的声像材料。

15、本校组织的有重要意义的学术活动，学术会议和重点、大型的科研课题评审、鉴定会的声像材料。

16、能反映学校学术水平的各种科研成果及样品的声像材料。

17、外国领导人及外籍，港、澳、台学者及著名友好人士，各种代表团来校参观、访问、交流及讲学活动的场面声像材料，在我校召开的国际会议的声像材料。

18、与国外建立校际交流关系，进行互访，以及签订合同、协议等的声像材料。

19、外籍学生、工作人员在我校学习、工作及生活的声像材料。

20、反映学校风貌和基本建设的声像材料。

21、重大建设项目开工、奠基、落成典礼和建造前旧址，正在建造中和工程完成后建筑物的声像材料。

22、学校运动会破记录等场面的声像材料。

23、校运动队参加国内外运动会竞赛情况、合影、获奖情况的材料。

24、全校性文艺汇演、比赛、表演等的声像材料。

25、参加市级以上文艺调演、兄弟院校来访表演、比赛等的声像材料。

26、各民主党派重大活动的声像材料。

27、校友、校友会举行重要活动的声像材料。

28、学校党委书记、校长的标准照、工作照等照片。

29、博士生导师的标准照、工作照片。

30、烈士照片。

31、教师获优秀教学奖的有关照片。

32、教师获科研项目成果奖的有关照片。

33、全国及省级以上劳动模范以及获得的证书、奖章照和工作照。

以上各类归档材料包括照片、录音带、录像带等。其载体可为纸质（如照片），也可为磁带、磁盘或光盘等。

第七条  档案的保管

1、存放声像档案应有专用库房，做到防火、防强光、防尘、防盗、防潮、防高温、防虫等。录音录像带均应竖放在防磁、恒温的专业柜内。

2、录音带、录像带应定期检查，每隔半年倒带一次，如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时进行技术处理。照片如发黄、发霉、变质等现象，应及时采取措施加以补救。

第八条  归档验收方法及归档时间

1、声像档案的归档，必须完整、准确、系统，各产生声像档案的部门都应设立专职或兼职档案员，做好声像档案的归档工作。照片由各系、部、处、学院等部门密切配合，做好摄制工作。反映学校各项重大活动的录像材料，以宣传部为主，各有关部门协同配合。

2、由各部、处、系等部门拍摄的照片，应于第二年4月前连同照片、底片、说明等，经整理后放入照片档案盒，并按要求编写归档文件目录，移交学校档案馆。

3、由宣传部及有关部门拍摄的录像带，经整理编辑后，于次年4月前归档。

4、录音带、录像带的外盒上应贴标签，注明时间、地点、主要内容、主要人物、带长、作者等。

5、声像档案移交档案馆时，必须备有移交清单一式二份，写明声像档案名称、数量、移交时间。交接双方应签名，各执一份存查。

第九条  声像档案的借阅办法

为保护档案，声像档案一般不外借，如有特殊需要，由档案馆代为复制，档案馆收取复制费。

第十条  本实施细则由档案馆负责解释。