云南师范大学档案馆位于昆明市呈贡区联大街1938号云南师范大学呈贡主校区图文信息中心大楼2区3层、4层。于2009年建成，建筑面积4000平方米。

云南师范大学档案工作源于西南联合大学文书组。1946年7月，国立昆明师范学院接收联大师院全部档案文卷。1950年5月13日昆明师范学院成立物资清点委员会下设档案组等7组，开展清点工作。1953年春，昆明师范学院制定了《档案管理暂行办法》等十一项制度。1956年7月，昆明师范学院人事处成立档案科。1957年3月拟定了《昆明师范学院人事档案管理制度》等文件。1958年2月学院对机构进行了调整。原有教务、总务、人事三处撤销，原有11个科室，按业务性质相近的原则，合并为七个科室，原人事处下面的干部科、学生科、档案科合并为人事科。1960年，昆明师范学院成立党委办公室档案室。1987年，云南师范大学成立综合档案室划归校长办公室分管。1988年，学校档案室已由单一文书档案管理发展到财会、科技(含教学类、基建类、仪器设备类、科技、外事、出版物等类)等的综合管理档案室。1995年12月8日，我校的档案管理通过省档案局组织的专家评审，省档案局向我校颁发了《科技事业单位档案管理国家二级标准》证书。2001年12月5日，成立校档案馆，从机关中剥离，作为附属单位由校办管理。2007年档案馆独立为副处级直属单位。2013年11月，通过了云南省档案局“云南省企事业单位档案工作规范化管理示范单位”认定。2015年12月31日，学校党委会决定成立校史馆（含档案馆）。2016年学校成立档案工作委员会负责全校档案工作组织管理工作。

档案馆现有校史工作、档案工作专业人员15人。此外，学校共有65个归档单位，各单位均有一位领导分管档案工作，并设立了兼职档案员负责具体工作，形成了全校有效的档案管理工作网络。档案馆安装了近750立方的密集架，配有计算机14台、打印机3台、复印机3台、照相机及档案装订设备等，已基本实现自动化办公格局。有一套比较完整的管理办法和规章制度。

在档案利用服务工作中，我们的承诺是“主动、热情、及时，认真、负责、高效”，变被动服务为主动服务，通过多种渠道及手段提高档案信息的利用率。1995年以来先后完成了《云南师大全宗简介》《云南师大1987年-1993年组织机构沿革》《云南师大1950年-1993年大事记》，自1993年起负责每年编写《云南师范大学年鉴》一册，迄今已出23册。此外还参与编印了《云南师大行政管理文件汇编（1987年-1998年）》（上下册）《云南师大行政管理文件汇编（1999年-2002年）》《云南师大行政管理文件汇编（1998年-2005年）》，并为《西南联合大学校史稿》《云南师范大学纪事（1950-1998年）》的编写提供了大量的史料。原云南教育学院档案室共汇编资料13种。为学校教育教学、科研和管理工作以及为社会发挥了重要的作用。