一、编制说明
为了贯彻执行国家档案局《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），规范我校档案分类编号方法，适应档案计算机管理的需要，根据教育部《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》）的分类方法和编号原则，结合我校档案分类实际，特制定本方案。
本方案编制尽量做到档案分类的科学性、逻辑性、适用性、稳定性和唯一性。
以《规则》和《分类法》的原则和逻辑原理为依据，结合我校档案工作实际，科学划分类目，设定档号结构与分类主表。
类目的划分以及标识，原则上执行《分类法》确定的分类方案结构，以保持编号方案的稳定，便于对档案的检索。
贯彻坚持档号不重复，方便插卷和上架，可扩展的原则，以适应计算机管理和网络检索。
二、体系结构
根据《分类法》及《规则》的要求，结合我校原档案分类方案，及档案产生的领域、范畴和记述的内容性质，采用“年度—问题—保管期限”分类法。即归档文件整理首先按自然年度分开，年度下按问题分类，问题下再按保管期限区分。
（一）归档类目的划分和标识
1.一级类目的设置和标识
我校档案确定为十四个一级类目，类目代号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识，其名称、标识符号和主要内容如下：
（1）DQ 党群档案
主要是党群部门在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
（2）XZ 行政档案
主要是学校行政职能部门（教学、科研、外事、基建、财务、资产管理，校办产业除外）在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
（3）JX 教学档案
主要是教学管理和教学业务部门（含学院）的各种载体形成的，有保存价值的材料。
（4）KY 科研档案
主要是学校在科学研究管理和科研实践活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
（5）CP 产品生产与科技开发
主要包括学校在产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
（6）JJ 基建档案
主要是基本建设管理和基建项目建设中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
（7）SB 仪器设备档案
主要是仪器设备管理和仪器设备申请购置，开箱验收，安装调试，管理使用，维修改造，申请报废等各个环节中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
（8）CB 出版档案
主要是出版管理和出版活动中以各种载体形成的，有保存价值的出版物及相关材料。
（9）WS 外事档案
主要是外事管理和外事活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
（10）CK 财会档案
主要是财务管理和会计核算活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
（11）SX 声像档案
主要是学校在教学、科研、党政管理和其它重大活动中形成的具有保存价值的各种以声音、图像为记录方式的专门载体及其与之相配套的材料。
（12）DZ 电子档案
电子档案是指经过鉴定，具有保存价值和利用价值的，按一定格式存储在磁带、磁盘和光盘等介质上，并可以在网络上进行传递的代码序列及其相应的支持软件产品和软、硬件说明。
（13）SW 实物档案
学校在教学、科研、党政管理，外事活动中产生或获得的纪念品，奖品，奖状，礼品，赠品，证章等物品。
（14）RW 人物档案
人物档案是经学校确定为人物档案搜集范围的个人在国内外教学、科研以及社会活动中形成的，有保存价值的各种载体的文字、图表、声像、电子、实物材料，均属人物档案。
2.二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分，其标识采用“双位制”阿拉伯数字，一次标识为11、12、13……99，但10、20、30……等带“0”的数字不用。
3.三级类目的扩展和标识
三级类目的标识采用“自然数序列”。即依次标识为1、2、3……，以区分不同的档案内容、类目之间用连接号“.”连接。
（二）档号的编制
1.档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码，其结构为：
全宗号-年度号-类目号-保管期限-卷号.件号。
各部分标识之间用连接号“-”连接，如“3-2016-XZ11-Y-1.0001”
（1）全宗号：由阿拉伯数字组成。我校档案馆现有3个全宗。其中1全宗为原云南师范大学（1998年以前）；2全宗为原云南教育学院；3全宗为新的云南师范大学（1999年以后）。
（2）年度号：采用公元纪年。由四位阿拉伯数字组成。
（3）类目号：由一、二级（档案内容多时扩展到三级）类目标识号组成。
（4）保管期限：采用两种方式表示，第一种是在录入计算机时，采用名称主词汉语拼音的第一个字母录入，即永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”；第二种是在手工填写档案盒时，直接采用名称汉字主词，即“永久”、“长期”、“短期”。
（5）卷号：采用阿拉伯数字标识，为档案盒号。
（6）件号：用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0006”。
归档文件材料装盒后，按照每一盒内第一件文件和最后一个文件的件号，确定“盒”的起止件号，下一盒的起件号按照上一盒的止件号接读。
2.档案实体排架
根据我校工作的实际情况，档案实体上架采用分类排架法。先按全宗分开，再按照类目划块，类目下再按年度，保管期限，盒号横向从左到右，从上到下顺序排列。
三、分类主表、档案类目号编写简表附后。
四、本方案自发布之日起实施，由档案馆负责解释。
附表一
分类主表
DQ 党群 11 党务综合 12 纪检 13 组织 14 宣传教育 15 统战 16 工会 17 团委 | JJ 基建 11 综合 12 基建工程项目 |
SB 仪器设备 11 综合 12 仪器设备项目 |
XZ 行政 11 行政综合 12 人事 13 监察审计 14 保卫、武装 15 后勤管理 16 档案、图书、文博 17 离退休 | CB 出版物 11 综合 12 校报 13 刊物 |
WS 外事 11 综合 12 出国（境） 13 来校（访问、讲学、研究） 14 国际合作与会议 15 外国留学生工作 |
JX 教学 11 综合 12 学科与实验室建设、专业设置 13 招生 14 学籍管理（可扩展到三级类目） 1 博士 2 硕士 3 本科 4 专科 5 成人 15 课堂教学与教学实践 16 学位 17 学生工作 18 教材 19 二级学院教学 1 文理学院 2 商学院 | CK 财会 11 综合 12 会计报表 13 会计帐簿 14 会计凭证 15 工资清册（奖金、奖学金入此） |
SX 声像 11 照片（含底片、文字说明） 12 录音带 13 录像带 14 缩微胶片 15 影视胶片 16 幻灯片 |
SW 实物 11 文物、校史 12 礼品、赠品 13 奖品（状） 14 其它 |
KY 科研 11 综合 12 科研项目 | DZ 电子 11 磁盘 12 光盘 13 磁带 |
CP 产品生产与科技开发 11 综合 12 按产品种类或项目设置类目 | RW 人物 |
在二级类目下，直接以人的姓名为标识。每人的材料编一个独立的流水件号，如：3-2016-RW陈某某-Y-1.0001