第一条 学生档案，是指反映具有云南师范大学学籍的在校全日制学生（含本科生、硕士和博士研究生）德、智、体、美及家庭政治、经济等各方面状况的个人档案材料，是记载和反映学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据和历史记录，是国家和社会选拔录用人才的重要参考依据，是学校档案的重要组成部分。学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归档、保管、利用服务、转递等相关管理工作。外国留学生、港澳台学生档案管理另行制定管理细则。
第二条 档案馆负责学生档案集中管理、审查、整理、保管、利用服务、转递等工作，负责对学生档案形成部门、归档部门业务指导工作。学院和其他培养单位（以下统称为培养单位）负责归档，招生处、教务处、研究生部、学生工作部、组织部、校团委、就业处、培养单位是学生档案的形成部门。
第三条 学生入学档案的接收责任：
（一）本科生入学档案由培养单位负责接收、汇总审核。
（二）研究生入学档案由研究生部和培养单位接收，培养单位负责汇总审核。
第四条 学生档案的归档责任：
（一）本科生入学档案、研究生入学档案由培养单位承担归档责任，自招生至毕业过程中形成的档案材料由培养单位负责收集、审核、整理、归档。
（二）学生处分材料由形成部门直接向档案馆移交归档。
第五条 学生档案形成部门的工作职责：
（一）招生处负责将招生录取过程中形成的档案材料分解移交培养单位。
（二）学生工作部（处）、教务处、研究生部、组织部、校团委等职能部门负责将学生培养过程中形成的档案材料分解移交培养单位。
（三）培养单位负责收集整理学生培养过程中形成的档案资料。
（四）就业处负责向培养单位提供本科、硕士、博士毕业生的毕业派遣信息资料。
第六条 为适应国家人事工作需要，在校期间学生档案应及时收集、整理，不断充实完善。毕业时学生档案一般应包括以下材料：
（一）入学前档案材料。
1．入学前所有学习经历有关材料。
2．有工作经历的个人人事档案材料。
3．参加政治团体有关材料（如加入中国共产党、中国共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料）。
4．其他有关材料。
（二）学生报考和录取材料。
如考生报名登记表、考生体格检查表、考生志愿表等。
（三）在校期间人事档案材料。
1．入学登记材料（如学生登记表等）。
2．参加政治团体有关材料（如加入中国共产党、中国共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料）。
3．奖励或处分材料（含校级以上各类奖励登记表或证明文件等奖励材料，个人检查、校级处分决定或免予、撤消处分意见等处分材料）。
4．毕业有关材料（如毕业生登记表、毕业体检表、《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》《全国毕业研究生就业通知书》等）。
5．其他人事档案材料（包括相关鉴定、考核、考察材料等）。
（四）在校期间学业档案材料。
1．在校学习有关材料（如学生成绩表、实习鉴定表、授予学位决定、学籍异动材料等）。
2．其他学业档案材料（包括参加学生科研训练计划、省级以上学习竞赛活动等成果的鉴定材料、创新教育学分认定资料、参加与国内外其他高校联合培养计划的学习材料等）。
第七条 学生档案材料在校内流转、移交遵照以下规定：
1.新生入学后，培养单位应在规定期限内，依据新生档案和其他材料，对新生资格进行审查。发现弄虚作假的，应及时向招生部门报告；发现档案材料不齐全的，应及时向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注，并在档案移交时进行说明。凡移交学生档案，各培养单位按专业、学号登记造册，纸质材料及电子文件同时移交。
2.新生资格审查完毕后，由培养单位对新生档案进行初步整理，待新生正式取得学籍后，培养单位将新生档案按专业、学号排序，并编制新生档案移交清单，连同档案一并集中移交档案馆，由档案馆集中规范管理。
3.教务处在向教育部电子注册通过后１个月内向档案馆提供本科新生正式注册名册（含纸质材料和电子文本）。
4.档案馆按教务处、研究生部提供的新生正式注册名册对培养单位移交的档案经逐袋签字确认后接收，按照培养单位、专业分类进行管理。档案馆应及时整理学生档案信息，并将相关情况反馈培养单位及学校相关管理部门。发现档案缺失或档案材料不全的，应及时催交补齐。
5.各相关部门应支持培养单位随时收集、整理学生培养过程中形成的符合本办法的学生档案材料。
6.培养单位应将学生在校期间形成的档案材料定期集中移交档案馆，由档案馆及时归档。
第八条 各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。
归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应当有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。
归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。
归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
第九条 学生档案移交时，应填写《档案材料移交单》，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执一份。
如移交材料不符合归档要求，移交单位应按档案管理规定重新整理并办理移交手续。
第十条 查阅学生档案的程序：
（一）各培养单位原则上只能查阅本培养单位的学生档案。凡到档案馆查阅学生档案，须经所在培养单位相关领导签字盖章后，由学生档案专兼职管理员或所在班级辅导员查阅，并按规定予以登记。
（二）校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案，须提供所在部门或单位出具的书面证明，并经培养单位主管负责人批准后，方可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。
（三）外单位查阅学生档案，应由2人以上持其单位介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，并按规定办理登记手续。
（四）学生本人和直系亲属原则上不得查阅学生个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经培养单位主管负责人批准后，持本人有效身份证件，由档案管理人员按规定办理。由他人代办的，需出具书面委托和代办人身份证明，方可按规定办理。
档案管理人员应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。
第十一条 学生档案一般不予外借。特殊情况必须借出使用的，应当由借阅单位出具介绍信，填写《学生档案借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，并经培养单位主管负责人审批同意。
学生档案借阅时间一般不得超过1周。借出期间，严禁转借他人。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。
第十二条 查（借）阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第十三条 学生档案属需妥善保管的内部文件。各单位应确定一名处级领导干部为学生档案工作分管领导，确定学生档案专、兼职管理员负责本单位学生档案材料的收集、整理和归档工作。学生档案管理员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。学校各相关部门和培养单位要完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放安全性，维护学生档案管理的严肃性。
学生档案管理人员如发生工作变动，应当及时办理档案管理工作的交接手续。
第十四条 档案馆要不断完善学生档案管理的各项规章制度，抓好学生档案管理队伍建设，定期组织业务辅导和培训，不断提高学生档案管理工作水平，推进学生档案管理工作的标准化、规范化和科学化。
第十五条 每年毕业生派遣前和新生入学后的3个月内，就业处和档案馆要定期组织学生档案管理工作集中检查，部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、建档的各项工作，及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题。
第十六条 凡有违反有关档案管理规定，因工作失职、渎职造成学生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，学校将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。
第十七条 学生毕业、结业、肄业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，学生学籍管理部门应及时通知档案馆办理档案转递手续。
学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过邮局EMS寄送、转递，必要时可派专人送取。学生档案一般不得以普通函件邮寄或交由本人自带。
第十八条 学生转学（转入和转出）、校内转专业、留级、下编、延期毕业的，学籍管理部门应当及时将学生学籍变更通知书送达档案馆，档案馆应当及时按照规定做好学生档案的整理和转递等工作。
第十九条 毕业生档案的转递，由档案馆负责，培养单位参与，招生处、就业处、研究生部、教务处、校团委等部门配合，共同完成本科、硕士、博士毕业生的档案转递工作，按以下规定进行：
1.已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，且单位具有档案保管权力的，其档案按照当年的就业方案进行转递。
2.考研、考博等继续深造的毕业生，其档案寄送至录取院校。
3.委培定向招收的学生按签订的定向或委托培养合同进行档案转递。
4.因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生在规定期限内办理了档案托管手续的，由档案馆将其档案转递至档案托管机构；未办理档案托管手续的，由档案馆按派遣证（登记证）将其档案寄送至生源所在地人事部门。
5.毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到。如未收到，应及时向档案馆反映，由档案馆负责查询处理。
第二十条 出国（出境）学习或主动申请退学的学生，其档案由档案馆根据学校学籍管理部门提供的学生名单，在征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。
第二十一条 退学、被开除学籍的学生，其档案在办理退学手续后由本人提走或由档案馆寄送至学生家庭所在地人事部门。
第二十二条 当年未报到入学的新生，其档案由培养单位自行转退。其中本科生新生档案统一退转生源所在地招生管理部门；研究生新生档案统一退转学生档案来源单位。
第二十三条 因故失踪、死亡的学生或因其他原因无法转递而逾期滞留的学生档案，由档案馆作为遗留档案保管。
第二十四条 学生未毕业或取消学籍前，原则上不得将学生档案提前转递到其他单位或部门。因特殊情况需将学生档案提前转递到其他单位或部门的，需经学生工作处或研究生部领导、学生所在学院主管领导和档案馆领导签字批准，方可办理档案提前转递。
第二十五条 毕业生或其他离校学生的档案，在转递过程中因特殊原因造成遗失的，档案馆应及时协调处理并采取相应补救措施。