各部门、学院、研究院：
毕业生档案材料的收集、整理、归档和转递工作是毕业生就业工作的重要环节，为确保毕业生档案安全、准确、迅速转递到位，更好地服务于毕业生，现将2018届毕业生档案材料的收集、整理、归档和档案转递相关事宜通知如下。
一、面临任务
在7月中旬前将完成25个培养单位博士、硕士、本科共计7800多名毕业生的档案材料收集、整理、扫描、归档、装袋、审核、寄送工作，归档、转递工作涉及档案馆、党委组织部、教务处、研究生部、招生处、就业处、学生工作部（处）、校团委、校医院和毕业生培养单位等30多个单位，工作时间紧、任务重。
二、工作安排及流程
（一）6月20日前：部门产生的毕业生档案材料移交到各培养单位。
（二）6月20日—7月2日：培养单位打印《云南师范大学学生档案归档目录》（附件2）粘贴于档案内袋上，并对档案材料进行核对、整理、扫描、封袋。
（三）7月2日前：培养单位向档案馆移交毕业生档案（含毕业生档案扫描数据）和《云南师范大学2018届毕业生信息统计表》（附件1）电子版，此表包括全日制、在职、港澳台、留学生等全部2018届所有毕业生信息；向档案馆提交《云南师范大学2018届毕业生档案邮政特快专递EMS交寄明细单》（附件4）纸质版一式二份及附电子版。
（四）7月2—16日：档案馆核查、整理，协调扫描，封袋，核对档案去向地址，粘贴地址条形码等。
（五）7月17日—18日：档案馆将档案移交邮局寄出。
三、工作要求
（一）根据中组部《关于进一步从严管理干部档案的通知》《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》等文件要求，按照《毕业生档案归档目录》（附件3），做到毕业生档案材料归档应归尽归。各部门要做好毕业生档案材料移交培养单位工作，各培养单位要做好核对、整理工作。
（二）按干部人事档案数字化、信息化要求，纸质材料和扫描电子文件同时归档，各培养单位按照《云南师范大学毕业生档案归档资料扫描技术要求》（附件5）做好归档材料扫描工作。
（三）各培养单位认真填报《云南师范大学毕业生基本信息统计表》（附件1），《云南师范大学2018届毕业生档案材料交接明细表》（附件3），并向档案馆移交毕业生归档材料。
（四）各培养单位按照《云南师范大学2018届毕业生档案去向地址填写注意事项》（附件6）认真填写《云南师范大学2018届毕业生档案邮政特快专递EMS交寄明细单》（附件4），提醒毕业生在办理离校手续的同时再次确定本人档案寄送地址。
（五）档案馆要做好组织协调工作，按时完成全日制毕业生档案材料核查、整理、封袋，核对档案去向地址，粘贴地址条形码，将档案移交邮局寄出。按时完成在职，港、澳、台，留学生档案密封、签章等工作。
（六）各部门、各培养单位要团结合作，认真、热忱地做好服务工作，按时完成任务。
（七）附件表格请在档案馆网页下载。
四、毕业生档案去向转递情况查询
在2018年7月20至2018年12月30日可查询毕业生档案去向情况:
进入云南师范大学官网→机构设置→行政机构→档案馆→档案去向查询→键入学号、姓各获得EMS单号→进入EMS单号查询网页查询档案转递情况
此通知由档案馆负责解释，联系人：李咏波 程宗省：65912830
学生档案工作群：390019253
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附件1 云南师范大学毕业生基本信息统计表.xls
附件2《云南师范大学学生档案归档目录》.doc
附件3 云南师范大学2018届毕业生档案材料交接明细表.xls
附件4 云南师范大学2018届毕业生档案邮政EMS特快专递交寄明细单.xls
附件5 云南师范大学学生档案归档资料扫描技术要求.doc
附件6 云南师范大学2018届毕业生档案去向地址填写注意事项.doc
毕业生档案整理转递工作特别说明
一、5月11日前，需档案馆协调扫描的，培养单位提交电子版《云南师范大学2018届毕业生信息统计表》（附件1），此表包括全日制，在职，港、澳、台，留学生等全部2018届所有毕业生信息。自行扫描的培养单位必须按照《云南师范大学学生档案归档资料扫描技术要求》（附件5）规定的参数进行毕业生档案扫描，并于7月2日前提交附件1和扫描件。
二、 6月20日前，部门产生的毕业生档案材料移交到各培养单位；培养单位打印《云南师范大学学生档案归档目录》（附件2）粘贴于档案内袋上并对档案材料进行核对、整理。需档案馆协调扫描的由档案馆统一完成。
三、7月2日前，需档案馆协调扫描的培养单位填写《云南师范大学2018届毕业生档案材料交接明细表》（附件3）并打印一式二份，向档案馆移交毕业生归档材料、提供学籍变动材料（转专业、休学、退学、复学、转学、入伍、出境或死亡等原因引起的学籍变动材料），同时提交《云南师范大学2018届毕业生档案邮政特快专递EMS交寄明细单》（附件4）纸质一式二份及电子版。自主扫描的培养单位对档案进行核对、整理、扫描、封袋后交档案馆。
四、7月1日—16日，档案馆核查、整理，协调扫描，封袋，核对档案去向地址，粘贴地址条形码等。
五、7月17日—18日，档案馆将档案移交邮局寄出。
云南师范大学档案馆
2018年4月20日